Miért késünk?

A késések mögött egyéni okok rejlenek. Érdemes ezekre rátalálni, és kiküszöbölni, ha valóban szeretnénk ezen változtatni. A pontossághoz jó időmenedzsment szükséges.

Milyen okok húzódhatnak a késés mögött?

Lehet, hogy nem jól mérjük fel az egyes feladatok időigényét, vagy nem összpontosítunk eléggé az adott feladatra, netán túlvállaljuk magunkat.



Az is lehet, hogy közbejön valami és mivel nem mondunk nemet, elkezdünk foglalkozni új feladatokkal, akkor is, amikor nem kellene.



Késéshez vezethet az is, ha nem birjuk befejezettnek nyilvánítani a feladatainkat a maximalizmusunk miatt.



Ami engem illet, előfordul, hogy kések. Pedig nem szeretek késni, mert nem jó, ha a másik fél úgy érzi, hogy nem tisztelem eléggé vagy rabolom az idejét.



Miért kések?



Két okot fedeztem fel.

Az egyik: Gyakran belefeledkezek az adott tevékenységbe, pillanatba, egy beszélgetésbe vagy tréninganyag készítésébe, stb. Amit épp csinálok, pláne, ha érdekel, azt a teljes figyelmemmel teszem, bevonódok, belemerülök. Amivel nincs is gond, amíg, mint egy hidegzuhany arcul nem csap az idő és belém nem hasít a felismerés, hogy mi a következő feladatom, hol várnak éppen.



A másik: Hajlamos vagyok túl sok mindent belepréselni az adott időbe. Úgy gondolom, hogy belefér még ez is, az is, még ezt elküldöm, megírom, befejezem, aztán indulok a megbeszélésre. Az utazás idejét is optimistán számolom.



Hogy tudok ezeken változtatni?



Tervezéssel és tudatossággal. Új szokások beiktatásával. Önkontrollal.



Az első esettel kapcsolatban azt próbálom, hogy egyrészt a figyelmemet ott tartom, ahova épp megyek, arra fókuszálok, és az indulás időpontját tudatosítom többször is magamban, másrészt időtartamot rendelek az aznapi tevékenységekhez. Ugyanakkor igyekszem teret adni máskor, más napon ennek a kevésbé korlátozott, nyugodtabb, szabadabb, alkotó-működésnek, amit annyira szeretek.



A második esetben, amikor túltervezem magam, arra megoldásként azt találtam, hogy prioritások felállításával és tartalékidő betervezésével próbálkozom, illetve megkérdezem magamtól, hogy biztosan most kell-e elvégeznem mindazt, amit bekalkulltam, vagy ráér később is.



Vannak eredmények.

És ha mégis kések, ha már látom ezt a szomorú tényt, akkor mindenképp szólok. Aztán valahogy igyekszem kárpótolni az illetőt kedvességgel, okossággal vagy meghívom egy kávéra.

Sok munka nem egyenlő az eredményes munkával

„Egész nap pörgök, valójában mégsem haladok.”- mondta nekem az egyik ügyfelem. „Mi az, amin pörögsz?” – kérdeztem.

Olyan válaszokat kaptam, amiket nagyon sokan mondhatnának, akik egy multinál dolgoznak: Sorra jönnek az e-mailek és egymást követik a meetingek. Ezek szabják meg a nap dinamikáját. Valójában ekkor kiengedjük az irányítást a kezünkből.

„Mikor éreznéd azt, hogy haladtál a nap során?” - kérdésemre azt felelte, hogy akkor, ha lenne ideje a jövővel foglalkozni, gondolkodni, ötletelni.

Akkor már csak időt kell felszabadítani minderre.

Ez lehetséges.

Hogyan? 

Érdemes változtatni az e-mailezési szokásokon, levelezési kultúrán, például legyen egy világos utalás arra, hogy valakinek FYI (for your information), tájékoztatásul küldjük a levelet vagy választ várunk tőle, konkrétan dolga van-e vele vagy sem. Ezáltal eleve könnyebb a bejövő leveleket kezelni.

Aztán jön a mi dolgunk, hányszor nyitunk meg egy levelet és hogyan csoportosítjuk és végezzük el a teendőket. 

Érdemes hatékonyabbá tenni a meetingeket. Nem nagyon találkoztam olyan emberrel, aki azt újságolta volna nekem, hogy fantasztikusan inspiráló megbeszélésen volt a munkahelyén és alig várja a következőt, e helyett inkább „a már megint értekezlet” mondatokat hallom nagy sóhajok kíséretében.

(A hatékonyabb meetingekről a későbbiekben írok).

Kezelni kell még a „van pár perced?” típusú megszakításokat a nap során, ami érkezhet telefonon vagy személyesen is.

Nem véletlen, hogy van néhány olyan munkahely, ahol külön idő van kijelölve a szabad ötletelésre, akár egy ötleteket inspiráló külön helység is rendelkezésre áll, hiszen a napi rutin nem igazán jó táptalaja az ötletelésnek. Márpedig, ha csak a jelen tennivalóival vagyunk elfoglalva, akkor a tudatos tervezést engedjük ki a kezünkből, amivel a jövőt tudjuk a jelenbe hozni.

 
Aztán ott vannak még a szerepeink is.

Gyakran több szerepünk is van, amelyek fontosak a számunkra, és amelyeket gondosan, jól, netán maximalistán szeretnénk ellátni, pl. vezető, anya, testvér, nő, feleség, szerető, barát, gyerek, tanuló, oktató, író, sportoló – akár ez mind lehetünk egy személyben vagy még több is. Ha nem vagyunk elég asszertívak és tervezettek, akkor érezhetjük azt, hogy „Mindenki minket akar, szétszednek, és hol vagyunk mi az életünkben egyáltalán?”

Ha ilyet érzünk sürgősen tegyünk rendet és tegyük meg magunkat az életünk főszereplőjévé. Gondoljuk át, hogy az adott szerepben mi a legfontosabb a számunkra. Fókuszáljunk erre.

Írjuk össze az adott szerephez tartozó célokat, és teendőket. Bontsuk kivitelezhető méretűre a tennivalókat, határozzuk meg a prioritásokat.

A különböző életszakaszokban más-más szerepeink kerülnek előtérbe, ilyenkor fogadjuk el, hogy minden nem megy egyszerre. Aztán érvényesítsük, ami a papíron van. (A szerepekről is lesz még szó a későbbiekben.)

Lehetünk nagyon szorgosak, egy analógiával élve, felmászhatunk egy létrán jó magasra, csak nehogy ott derüljön ki, hogy nem is ahhoz a falhoz akartuk támasztani a létrát.

Ezt elkerülendő, a nagy rohanásban időnként álljunk meg, csendesedjünk el és figyeljünk befele, mi van bennünk, hogy vagyunk, hol vagyunk, merre tartunk, jó-e az nekünk amerre tartunk.

Az életünk olyan, amilyenné tesszük.